O dia-a-dia empresarial é muito agitado e cheio de coisas para fazer. Todos os dias nos esforçamos para sermos o mais produtivos possível, mas nem sempre conseguimos realizar todas as tarefas que tinhamos estipulado. O aumento da produtividade empresarial é algo que todos os gestores procuram. Contudo, muitas vezes sentimos que as tarefas multiplicam-se e o tempo não estica, pelo que é fundamental adotar as melhores estratégias para aumentar a produtividade. No artigo de hoje, deixamos-lhe 7 dicas super úteis para aumentar a sua produtividade!
Deixar para amanhã o que pode fazer hoje não é uma solução!
Apesar de termos sempre muitas tarefas para realizar, existem dias em que conseguimos despachar-nos e em que preferimos deixar para amanhã algumas tarefas que podiam ficar prontas hoje. Este é um erro muito comum nas empresas, mas deve ser evitado ao máximo pois nunca sabemos as tarefas urgentes que podem surgir no dia seguinte. Não procrastine e se tiver tempo extra ao final do dia vá adiantando as tarefas do dia seguinte. Na manhã seguinte, vai sentir-se muito satisfeito por ter adiantado trabalho!
Integre os processos
A aproximação dos colaboradores dos diferentes departamentos reduz as burocracias e melhora a agilização dos processos. É importante que existam reuniões frequentes para se saber o que cada equipa está a fazer e também para que os planos para o futuro sejam definidos. É essencial que a informação entre departamentos flua de forma rápida e natural, para que cada departamento não tenha que esperar pelos outros para saber o que se passa.
Utilize um sistema BAM
Um sistema de gestão automatizado como o Multipeers permite que toda a informação da empresa esteja concentrada num só local e isso faz com que o acesso aos dados seja mais fácil para todos os colaboradores. Esta rapidez no acesso à informação permite que se tomem decisões mais rápidas e conscientes, evitando atrasos na realização das tarefas. A informação integrada permite que se criem relatórios em tempo real, possibilitando a imediata deteção de eventuais problemas que comprometem o fluxo de trabalho. Além disso, também apresenta vantagens para a tomada de decisão, uma vez que se revela mais consciente e eficaz!
Aprenda a manter o foco
As pessoas mais produtivas sabem que fazer várias coisas ao mesmo tempo diminui a eficácia na hora de realizar cada tarefa e pode comprometer a qualidade da mesma. Para ser mais produtivo deve manter o seu foco e toda a sua concentração numa tarefa de cada vez. Desligue-se do ambiente que o rodeia e encontre formas de se focar realmente no que está a fazer. Algumas pessoas concentram-se melhor se estiverem a ouvir música, enquanto outras privilegiam o silêncio!
Obrigue-se a parar ao longo do dia
Mesmo que tenha muitas coisas para fazer, não deve passar o dia inteiro em frente ao computador. As pausas durante o dia de trabalho são obrigatórias. Se passar todo o dia sentado em frente ao computador, vai sentir-se mais rapidamente cansado e acabará por se desconcentrar. As pausas durante o dia são muito benéficas pois descansa a cabeça durante uns minutos e convive com os seus colegas, o que pode até contribuir para a resolução da tarefa que tem em mãos!
Definir prioridades é uma prioridade!
É certo que todos os dias tem muitas coisas para fazer, mas é preciso que seja realista: não é uma máquina e só conseguirá cumprir o que é humanamente possível. Assim sendo, defina uma lista de prioridades para o seu dia e comece pelas tarefas mais urgentes. Vá fazendo vistos ao longo do dia para sentir que está a cumprir com os seus objetivos e para manter-se motivado. Ao ver que está a conseguir “limpar” a sua lista de tarefas, vai sentir-se com mais ânimo para as tarefas seguintes! Assim vai ser mais fácil priorizar as suas tarefas e cumpri-las em tempo útil.
Defina um horário para enviar e responder a e-mails
Ter notificações que o avisam de cada vez que recebe um e-mail é um dos principais erros que todos cometemos. Olhar constantemente para a caixa de e-mail rouba-nos muito tempo sem darmos por isso, tira-nos a concentração e não permite que nos foquemos no que realmente importa naquele momento. Deve definir um horário, duas vezes por dia por exemplo, para consultar o seu e-mail. Assim manter-se-á concentrado na hora de ler as suas novas mensagens e mantém o seu foco durante o dia de trabalho sem que nada o interrompa.