As empresas precisam de dados para sobreviver. É através deles e da sua análise que conseguem tomar as decisões mais acertadas para o negócio. Só com recurso a informação atual e fidedigna é que as empresas são capazes de se manterem competitivas no mercado atual. Os dados das empresas estão sempre sob a ameaça de ataques informáticos e de desastres que podem levar à sua eliminação permanente. Cada vez mais, as empresas recorrem a soluções de backup e de disaster recovery para tentarem garantir que mesmo em casos mais extremos os seus dados estão salvaguardados. No entanto, não existem soluções 100% infalíveis, pelo que existe sempre uma probabilidade de os dados se perderem (ainda que esta probabilidade seja mínima nos casos em que as empresas utilizam todas as ferramentas de segurança adequadas). Neste artigo, abordamos as 5 principais causas da perda de dados nas empresas!
Inexistência de uma política de privacidade (ou incumprimento da mesma)
A política de segurança é um documento desenvolvido pela empresa onde se registam os princípios de segurança que a empresa adota e que devem ser seguidos por todos os seus colaboradores. A política de segurança deve ser aplicada em todos os sistemas de informação, a nível de desktop e de mobile. Para que a política seja respeitada, é essencial que os gestores de topo participem na sua implementação e que a divulguem de forma adequada. Deve definir a responsabilidade dos colaboradores: estabeleça coimas para a má utilização dos recursos de TI da empresa. Devem constar ainda regras sobre acesso a sites e recomendações sobre a utilização dos dispositivos eletrónicos fornecidos. Infelizmente, as pessoas são mais cumpridoras se as sanções forem pesadas! A empresa deve ainda nomear uma pessoa responsável para monitorizar o cumprimento da política de segurança da informação. Este colaborador deve ser o responsável por detetar incumprimentos e violações das regras e todas as violações do documento deverão ser reportadas a este responsável.
Falta de regras relativas ao backup dos dados
A negligência relativamente ao backup dos dados é muito perigosa para a empresa. Os responsáveis de TI devem garantir que existem sempre cópias atualizadas dos dados mais importantes da empresa, pois só desta forma é que se consegue garantir que, mesmo em caso de desastres informáticos, os ficheiros mais recentes da organização são recuperados. Fazer backup nas empresas tem imensas vantagens. Ter toda a informação da empresa num só local ajuda na organização dos dados empresariais. Ter os arquivos espalhados por diversos computadores e discos externos causa confusão e demora na altura de consultar algum ficheiro. Centralizar tudo é uma forma mais ágil de lidar com a informação e de responder mais rapidamente às necessidades de quem precisa de consultar os dados. E aconselhamos a que seja feito um backup na nuvem, pois fazer um backup na Cloud é uma das melhores opções para as empresas. Apesar de ainda existir algum receio quanto a esta nova tecnologia, guardar ficheiros na Cloud é extremamente seguro. Esta forma de fazer backups apresenta imensos benefícios face a formas mais tradicionais: maior portabilidade, menor custo de instalação e manutenção e um maior nível de segurança.
Erro humano
As pessoas não são máquinas infalíveis e por esse motivo o erro humano é uma das principais causas da perda de dados nas empresas. Dos principais erros humanos que podem levar à perda de informação, destacamos os seguintes: eliminação de ficheiros por engano, gravação em cima de um ficheiro existente, alteração dos programas mais importantes do sistema, exposição dos computadores e discos a líquidos e quedas do equipamento. Para minimizar a probabilidade de perda de dados por erro humano, aconselhamos a automatização do maior número de tarefas possível, assim como a formação dos colaboradores para que estes estejam conscientes da importância de preservar a informação empresarial.
Ataques externos
Cada vez existem mais ameaças para a segurança da informação nas empresas, seja por ataques de hackers ou pela criação de vírus cada vez mais sofisticados e mais difíceis de eliminar. Nenhuma empresa está 100% nos dias de hoje, mas é importantíssimo assegurar que existe um bom antivírus instalado na organização. Neste ponto, é importante que haja auditoria de forma frequente na empresa. Deve efetuar uma análise de riscos com regularidade para que possa identificar potenciais perigos para a segurança da organização. Devem examinar-se todos os tipos de ameaças identificáveis e deste modo é possível identificar atempadamente pontos de fraqueza no sistema de segurança, estabelecer prioridades e criar um plano de ação eficaz para evitar danos futuros.
Falta de limites de acesso à informação
Deve limitar o acesso à informação por parte dos seus colaboradores e este é um dos cuidados de segurança que pode aplicar. Cada colaborador deve ter acesso apenas aos dados de que realmente precisa para trabalhar, pois o erro humano é uma das causas mais sérias para fugas de informação. A inclusão de marcas de água em arquivos confidenciais é também uma boa forma de prevenir o roubo de dados privados e ajuda a identificar a fonte em caso de perda. Quando não existem quaisquer limites no acesso à informação e todos os colaboradores podem aceder a todos os ficheiros, a probabilidade de perda de dados aumenta drasticamente.
Cerca de 30% das pessoas que utilizam um computador nunca fizeram um backup. Muitas dessas pessoas não fazem cópias de segurança da sua informação pessoal, mas também não garantem cópias da informação de negócios. Uma boa infraestrutura tecnológica é hoje em dia tão importante como ter alicerces sólidos que suportam fisicamente a organização. Nos dias que correm, os dados são um dos ativos mais importantes de uma empresa e é obrigatório apostar fortemente na segurança dos dados para sobreviver e vencer num mundo empresarial tão competitivo.
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