Las empresas necesitan de datos para sobrevivir. Es a través de ellos y de su análisis que consiguen tomar las decisiones más acertadas para el negocio. Sólo con recurso a la información actual y fidedigna es que las empresas son capaces de mantenerse competitivas en el mercado actual. Los datos de las empresas están siempre bajo la amenaza de ataques informáticos y de desastres que pueden llevar a su eliminación permanente. Cada vez más, las empresas recurren a soluciones de backup y de recuperación de desastres para tratar de garantizar que incluso en casos más extremos sus datos están salvaguardados. Sin embargo, no existen soluciones 100% infalibles, por lo que siempre existe una probabilidad de que los datos se pierden (aunque esta probabilidad es mínima en los casos en que las empresas utilizan todas las herramientas de seguridad adecuadas). En este artículo, abordamos las 5 principales causas de la pérdida de datos en las empresas!
Inexistencia de una política de privacidad (o incumplimiento de la misma)
La política de seguridad es un documento desarrollado por la empresa donde se registran los principios de seguridad que la empresa adopta y que deben ser seguidos por todos sus colaboradores. La política de seguridad debe aplicarse en todos los sistemas de información, tanto a nivel de escritorio y de móvil. Para que la política sea respetada, es esencial que los gestores de primer nivel participen en su implementación y que la divulguen de forma adecuada. Debe definir la responsabilidad de los empleados: establecer multas para la mala utilización de los recursos de TI de la empresa. Deben incluirse también normas sobre el acceso a sitios y recomendaciones sobre el uso de los dispositivos electrónicos suministrados. Desgraciadamente, las personas son más obedientes si las sanciones son pesadas. La empresa debe nombrar a una persona responsable para supervisar el cumplimiento de la política de seguridad de la información. Este colaborador debe ser el responsable por detectar incumplimientos y violaciones de las reglas y todas las violaciones del documento deberán ser reportadas a este responsable.
Falta de reglas relativas a la copia de seguridad de los datos
La negligencia en la copia de seguridad de los datos es muy peligrosa para la empresa. Los responsables de TI deben asegurarse de que siempre hay copias actualizadas de los datos más importantes de la empresa, pues sólo de esta forma se puede asegurar que, incluso en caso de desastres informáticos, los archivos más recientes de la organización se recuperan. Hacer copias de seguridad en las empresas tiene enormes ventajas. Tener toda la información de la empresa en un solo lugar ayuda en la organización de los datos empresariales. Tener los archivos distribuidos por varios ordenadores y discos externos causa confusión y demora a la hora de consultar algún archivo. Centrar todo es una forma más ágil de lidiar con la información y de responder más rápidamente a las necesidades de quien necesita consultar los datos. Y aconsejamos que se haga una copia de seguridad en la nube, ya que hacer una copia de seguridad en Cloud es una de las mejores opciones para las empresas. A pesar de que todavía existe algún temor a esta nueva tecnología, guardar archivos en Cloud es extremadamente seguro. Esta forma de hacer copias de seguridad presenta enormes beneficios frente a formas más tradicionales: mayor portabilidad, menor costo de instalación y mantenimiento y un mayor nivel de seguridad.
Error humano
Las personas no son máquinas infalibles y por eso el error humano es una de las principales causas de la pérdida de datos en las empresas. De los principales errores humanos que pueden llevar a la pérdida de información, destacamos los siguientes: eliminación de archivos por error, grabación sobre un archivo existente, alteración de los programas más importantes del sistema, exposición de los ordenadores y discos a líquidos y caídas del equipo. Para minimizar la probabilidad de pérdida de datos por error humano, le aconsejamos la automatización del mayor número de tareas posible, así como la formación de los colaboradores para que éstos sean más conscientes de la importancia de preservar la información empresarial.
Ataques externos
Cada vez hay más amenazas para la seguridad de la información en las empresas, ya sea por ataques de hackers o por la creación de virus cada vez más sofisticados y más difíciles de eliminar. Ninguna empresa está 100% en estos días, pero es importante asegurarse de que hay un buen antivirus instalado en la organización. En este punto, es importante que haya una auditoría de forma frecuente en la empresa. Debe realizar un análisis de riesgos con regularidad para que pueda identificar posibles peligros para la seguridad de la organización. Deben examinarse todos los tipos de amenazas identificables y de este modo es posible identificar a tiempo puntos de debilidad en el sistema de seguridad, establecer prioridades y crear un plan de acción eficaz para evitar daños futuros.
Falta de límites de acceso a la información
Debe limitar el acceso a la información por parte de sus colaboradores y éste es uno de los cuidados de seguridad que puede aplicar. Cada colaborador debe tener acceso sólo a los datos que realmente necesita para trabajar, pues el error humano es una de las causas más serias para las fugas de información. La inclusión de marcas de agua en archivos confidenciales es también una buena forma de prevenir el robo de datos privados y ayuda a identificar la fuente en caso de pérdida. Cuando no hay límites en el acceso a la información y todos los empleados pueden acceder a todos los archivos, la probabilidad de pérdida de datos aumenta drásticamente.
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